FAQ Merlin : vos questions sur les soumissions par IA

Merlin est un bureau des soumissions et des commandes par IA, bilingue, pour les distributeurs industriels et les manufacturiers de 10 à 200 employés, d'abord au Québec, puis en Ontario. Il prépare des soumissions à partir des demandes de prix reçues par courriel, répond aux questions de suivi de commande, envoie fiches techniques et certificats, et relance les soumissions ouvertes. Un représentant approuve chaque message avant l'envoi.

Le Bureau des soumissions lit les demandes de prix reçues par courriel, y compris les formulaires web que votre site vous transmet par courriel, et associe chaque ligne à votre propre liste de prix. Il prépare en quelques minutes, 24 heures sur 24, une soumission complète avec articles, prix par palier de quantité, prix propres au client, délais de livraison, conditions et PDF. Un représentant la révise et l'approuve avant l'envoi.

Oui. Le module Suivi des commandes répond aux questions comme « où est ma commande », « est-elle expédiée » ou « pouvez-vous confirmer mon bon de commande » à partir de votre export de commandes, avec le transporteur et le numéro de suivi. Il ne transmet l'information qu'au client à qui appartient la commande, selon l'adresse courriel ou le domaine de l'entreprise, et un représentant approuve chaque réponse.

Le module Documents envoie fiches techniques, FDS, certificats d'analyse, certificats RoHS, REACH et ISO, ainsi que les garanties, à partir d'une bibliothèque de documents que vous tenez à jour. Chaque envoi est consigné dans un registre qui indique qui a reçu quoi et quand. Comme pour tous les modules, chaque envoi est approuvé par une personne.

La Relance des soumissions prépare des courriels de relance courtois sur les soumissions ouvertes, aux jours que vous choisissez, par défaut le 3e et le 7e jour. Elle s'arrête dès que le client répond. Chaque relance est approuvée par un représentant avant l'envoi.

Oui. Merlin lit les demandes de prix et prépare les soumissions 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Une demande reçue la nuit est prête pour un représentant le lendemain matin, et rien n'est envoyé sans approbation.

Non. Les prix, les totaux et les délais de livraison sont calculés par le code à partir de votre liste de prix, y compris les paliers de quantité et les prix propres au client. L'IA choisit seulement quel article du catalogue correspond à chaque ligne de la demande, et un représentant approuve le résultat.

Les lignes floues, sans correspondance ou sans spécifications sont signalées à un représentant, jamais devinées. Le représentant peut choisir la bonne pièce ou demander des précisions au client avant l'envoi.

Non. Un représentant approuve chaque soumission, réponse de suivi, envoi de document et relance avant l'envoi. Chaque brouillon, approbation et envoi est consigné dans un journal d'audit.

Les soumissions au-dessus d'un montant que vous fixez, celles destinées à un nouveau client et celles qui contiennent des articles en faible stock sont signalées. Le signalement invite le représentant à regarder de plus près avant d'approuver.

Oui. Quand un représentant choisit une autre pièce que celle suggérée, Merlin retient ce choix comme alias appris. La prochaine fois qu'un client utilise la même formulation, il propose la pièce choisie par votre représentant.

Le mode observation (shadow mode) est une période de 1 à 2 semaines pendant laquelle Merlin prépare des brouillons sur vos vraies demandes de prix, sans qu'aucun envoi soit possible. Votre équipe compare les brouillons aux soumissions réellement envoyées pour juger de la précision avant que quoi que ce soit n'atteigne un client.

Merlin fonctionne aujourd'hui avec Gmail / Google Workspace. Le soutien de Microsoft 365 / Outlook arrive bientôt. Si votre équipe utilise Microsoft 365, écrivez-nous à hello@merlin.work pour en discuter.

Merlin importe les listes de prix et les commandes depuis Excel ou CSV, ou depuis tout ERP capable d'exporter un rapport, comme Epicor, NetSuite, SAP Business One, Acumatica ou JobBOSS. Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures. Le produit standard n'inclut aucun connecteur ERP natif en temps réel.

Les intégrations ERP directes sont des travaux sur mesure réalisés par notre société sœur, JCube Tech (https://jcubetech.ai), dans le cadre du forfait Entreprise. Le produit standard utilise les exports de votre ERP. Toute intégration sur mesure est évaluée et chiffrée avant que vous vous engagiez.

Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures. Vous pouvez aussi téléverser un nouveau fichier Excel ou CSV chaque fois que vos prix changent.

La mise en place consiste surtout à connecter votre boîte Google Workspace et à fournir une liste de prix et un export de commandes en Excel, CSV ou depuis votre ERP. Les frais de mise en place, uniques, vont de 5 000 $ à 15 000 $ et sont chiffrés avant votre engagement, et nous faisons la configuration avec votre équipe.

Oui. Le propriétaire du compte définit les permissions de chaque collègue. Chaque brouillon, approbation et envoi est consigné dans un journal d'audit.

Les prix sont en dollars canadiens, taxes en sus. Après un projet pilote de 30 jours à 3 500 $, Démarrage coûte 2 000 $ par mois (Bureau des soumissions et Relance, utilisateurs illimités) et Croissance 3 000 $ par mois (ajoute Suivi des commandes et Documents). Le forfait Entreprise est sur mesure, et la mise en place coûte de 5 000 $ à 15 000 $, une seule fois, chiffrée avant votre engagement. Une première année typique au forfait Démarrage revient à 30 500 $ : 5 000 $ de mise en place, le projet pilote de 3 500 $ et 11 mois à 2 000 $.

Le projet pilote coûte 3 500 $ et dure 30 jours sur un seul processus, le Bureau des soumissions. Avant de commencer, nous convenons par écrit d'un indicateur de succès, par exemple un délai médian de soumission de moins d'une heure. Si l'indicateur n'est pas atteint, aucun frais mensuel n'est dû.

Non. Il n'y a ni crédits d'utilisation ni frais de dépassement. Démarrage inclut un nombre illimité d'utilisateurs, et les forfaits sont au mois après le projet pilote.

Non. Après le projet pilote, Démarrage et Croissance sont au mois. Le seul coût unique est la mise en place, chiffrée avant votre engagement.

Le forfait Entreprise est établi sur mesure pour des besoins comme plusieurs établissements ou une intégration ERP personnalisée réalisée avec JCube Tech. Écrivez à hello@merlin.work ou appelez au 438-905-4662 pour en discuter.

Merlin est hébergé au Canada, sur Supabase dans la région Canada Central. Vos listes de prix, commandes et courriels restent hébergés au Canada.

Non. Vos données ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA. Elles servent uniquement à préparer vos soumissions et vos réponses.

Merlin a été conçu en tenant compte de la Loi 25 du Québec, et notre responsable de la protection des renseignements personnels est Tyler Pernitsch. Les détails d'une commande ne sont transmis qu'au client à qui elle appartient, et chaque brouillon, approbation et envoi est journalisé. Consultez la page sécurité pour plus de détails.

Oui. Merlin tient un journal d'audit de chaque brouillon, approbation et envoi, et le module Documents garde un registre de qui a reçu quel document et quand. Vous pouvez ainsi vérifier facilement ce qui est parti et qui l'a approuvé.

Oui. Merlin répond dans la langue utilisée par le client, en français québécois ou en anglais. Un client qui écrit en français reçoit sa soumission et sa réponse en français.

Les numéros de pièce et les descriptions proviennent de votre liste de prix, tels que vous les tenez à jour. Merlin rédige le reste du message dans la langue du client.

Oui. Merlin détecte la langue de chaque courriel reçu et rédige la réponse dans cette langue, donc les demandes en français et en anglais peuvent arriver dans la même boîte.

Certaines entreprises québécoises pourraient être admissibles à des programmes qui soutiennent l'adoption de l'IA et du numérique, comme IRIA de DEC ou ESSOR d'Investissement Québec. L'admissibilité dépend de votre entreprise et de votre projet, et nous ne pouvons garantir aucun financement. Notre guide des subventions IA au Québec indique quoi vérifier.

Nous pouvons décrire le projet, ses coûts et ses résultats attendus pour que vous ayez l'information qu'un programme pourrait demander. La décision revient au programme, alors confirmez toujours les règles et les montants en vigueur directement auprès de lui.

Merlin s'adresse aux distributeurs industriels et aux manufacturiers de 10 à 200 employés qui reçoivent des demandes de prix par courriel et préparent leurs soumissions à partir d'une liste de prix. Les secteurs typiques sont les fixations et l'hydraulique, l'emballage, la fabrication métallique et la distribution électrique. Nous servons d'abord le Québec, puis l'Ontario.

Pas encore. Merlin est nouveau et n'a aucun client, étude de cas ou avis publié. C'est pourquoi nous offrons un projet pilote de 30 jours avec un indicateur de succès écrit et un mode observation, pour que vous jugiez les résultats sur vos propres demandes de prix.

Non. Merlin prépare les soumissions et les réponses pour que les représentants consacrent leur temps à réviser, approuver et traiter les demandes qui exigent du jugement. Un représentant approuve tout avant l'envoi.

Merlin pourrait ne pas convenir aujourd'hui si votre équipe utilise uniquement le courriel Microsoft 365, dont le soutien arrive bientôt, ou si vous avez besoin d'un connecteur ERP natif en temps réel sans travaux sur mesure. Il est aussi moins utile si vous recevez rarement des demandes de prix par courriel ou ne travaillez pas à partir d'une liste de prix.

Écrivez à hello@merlin.work ou appelez au 438-905-4662. Nous examinons votre flux de demandes de prix, chiffrons la mise en place, convenons par écrit d'un indicateur de succès et commençons en mode observation pendant le projet pilote de 30 jours.