Des réponses de suivi de commande préparées par l'IA à partir de vos données
Le module de suivi des commandes de Merlin prépare les réponses aux courriels « où est ma commande? », « est-ce expédié? » et « confirmez mon bon de commande » à partir de votre export de commandes, avec transporteur et numéro de suivi. Il répond seulement au client à qui appartient la commande, selon le courriel ou le domaine de l'entreprise, et un membre de votre équipe approuve chaque réponse avant l'envoi.
De la demande de prix à la soumission complète en deux minutes.
Rien n'est envoyé à un client sans l'approbation d'une personne de votre équipe. Regarder en plein écran
Des soumissions plus rapides. Plus de commandes. Des heures récupérées chaque semaine.
Remportez plus de commandes
Les acheteurs retiennent souvent la première soumission solide qu'ils reçoivent. Merlin envoie la vôtre en quelques minutes, jour et nuit, et relance les soumissions restées sans réponse.
Redonnez du temps à votre équipe
Un bureau qui reçoit 60 demandes de prix par semaine, à 15 minutes chacune, passe environ 65 heures par mois à préparer des soumissions. Merlin lui enlève la majeure partie de ce travail répétitif.
Grandissez sans embaucher
Traitez plus de demandes avec l'équipe que vous avez déjà, en français et en anglais, alors que les bons représentants internes sont difficiles à trouver.
Quel problème le suivi des commandes règle-t-il?
Les courriels de suivi sont courts, fréquents et dérangeants. Chacun oblige à ouvrir l'ERP, trouver le bon de commande, vérifier la date d'expédition et copier un numéro de suivi. Rien de difficile, mais vos représentants aux ventes internes s'éloignent des soumissions qui rapportent.
Le module lit ces courriels dans votre boîte partagée, trouve la commande dans vos données et prépare la réponse. Votre équipe révise et envoie : une recherche en cinq étapes devient une simple vérification. Pour aller plus loin, lisez notre guide sur l'automatisation du suivi des commandes.
Comment ça fonctionne, étape par étape?
- Un client écrit au sujet d'une commande, d'une expédition ou d'une confirmation de bon de commande.
- Merlin repère la commande grâce au numéro de bon de commande, au numéro de commande ou aux renseignements du client.
- Il vérifie que le courriel ou le domaine de l'expéditeur correspond au client de la commande.
- Il prépare une réponse avec le statut, la date d'expédition, le transporteur et le numéro de suivi, dans la langue du client.
- Un membre de l'équipe révise et approuve. L'ébauche, l'approbation et l'envoi sont consignés dans le journal d'audit.
Ce qu'il fait, et ce qu'il ne fait pas
| Il va | Il ne va pas |
|---|---|
| Répondre aux questions de statut, d'expédition et de confirmation à partir de vos données | Donner l'information à quelqu'un dont le courriel ou le domaine ne correspond pas au client |
| Inclure le transporteur et le suivi s'ils figurent dans votre export | Promettre une date de livraison absente de vos données |
| Signaler les courriels qu'il ne peut relier à une commande précise | Créer, modifier ou annuler des commandes dans votre ERP |
| Répondre en français ou en anglais | Envoyer sans approbation humaine |
De quelles données a-t-il besoin?
Un export de commandes de votre ERP ou de votre système de commandes, en Excel, CSV ou rapport planifié. Les colonnes utiles : numéro de bon de commande, numéro de commande, client, courriel du contact, statut, date d'expédition, transporteur et numéro de suivi. Merlin fonctionne avec les exports d'Epicor, NetSuite, SAP Business One, Acumatica, JobBOSS et d'autres systèmes qui produisent un rapport; voyez la page intégration Epicor pour un exemple.
Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures : les réponses sont aussi à jour que cet export. Le produit standard n'inclut aucun connecteur ERP natif en temps réel. Les intégrations ERP directes sont du travail sur mesure réalisé par notre entreprise sœur JCube Tech.
Comment les données des clients sont-elles protégées?
Les détails d'une commande vont seulement au client à qui elle appartient. Les données sont hébergées au Canada, ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA, et chaque ébauche, approbation et envoi est consigné. Le propriétaire contrôle les permissions de chaque membre de l'équipe. Plus de détails sur la page sécurité.
Quel forfait comprend le suivi des commandes?
Le suivi des commandes fait partie du forfait Croissance à 3 000 $ CA par mois, avec le bureau des soumissions, la relance des soumissions et les demandes de documents. Aucun crédit d'utilisation ni dépassement. Voyez les tarifs pour le projet pilote et la configuration.
Questions fréquentes
Les statuts sont-ils à jour?
Ils sont aussi à jour que votre export de commandes. Avec un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures. Il ne lit pas votre ERP en temps réel.
Un inconnu peut-il demander la commande d'un autre client?
Non. Merlin répond seulement au client à qui appartient la commande, selon le courriel ou le domaine de l'expéditeur. Tout le reste est signalé.
Met-il à jour les commandes dans notre ERP?
Non. Il lit vos données de commandes et prépare des réponses. Il ne crée, ne modifie et n'annule aucune commande.
Dans quel forfait est-il inclus?
Le forfait Croissance, à 3 000 $ CA par mois, qui comprend aussi le bureau des soumissions, la relance des soumissions et les documents.
