Demandes de documents par IA : fiches techniques, FDS et certificats sur demande
Le module de documents de Merlin répond aux demandes de fiches techniques, de FDS, de certificats d'analyse, de déclarations RoHS et REACH, de certificats ISO et de garanties en joignant le bon fichier de votre bibliothèque de documents. Une personne approuve chaque envoi, et un registre d'envoi indique qui a reçu quel document et quand.
De la demande de prix à la soumission complète en deux minutes.
Rien n'est envoyé à un client sans l'approbation d'une personne de votre équipe. Regarder en plein écran
Des soumissions plus rapides. Plus de commandes. Des heures récupérées chaque semaine.
Remportez plus de commandes
Les acheteurs retiennent souvent la première soumission solide qu'ils reçoivent. Merlin envoie la vôtre en quelques minutes, jour et nuit, et relance les soumissions restées sans réponse.
Redonnez du temps à votre équipe
Un bureau qui reçoit 60 demandes de prix par semaine, à 15 minutes chacune, passe environ 65 heures par mois à préparer des soumissions. Merlin lui enlève la majeure partie de ce travail répétitif.
Grandissez sans embaucher
Traitez plus de demandes avec l'équipe que vous avez déjà, en français et en anglais, alors que les bons représentants internes sont difficiles à trouver.
Pourquoi automatiser les demandes de documents?
Clients, acheteurs et équipes qualité demandent sans cesse des documents : la FDS d'un lubrifiant, la déclaration RoHS d'un connecteur, le certificat ISO 9001 à jour pour un audit fournisseur. Trouver la bonne version dans un lecteur partagé et la joindre prend une minute pour une demande, mais devient pénible pour vingt.
Le module lit ces courriels, trouve le fichier correspondant dans votre bibliothèque et prépare la réponse avec la pièce jointe. Votre équipe vérifie et envoie. C'est particulièrement utile en distribution électrique, où les demandes de certifications sont quotidiennes.
Quels documents peut-il envoyer?
- Fiches techniques et fiches de produit
- Fiches de données de sécurité (FDS)
- Certificats d'analyse
- Déclarations RoHS et REACH
- Certificats ISO
- Documents de garantie
Merlin envoie seulement les fichiers de votre bibliothèque. Il ne rédige, ne modifie et ne génère aucun document de conformité.
Comment ça fonctionne, étape par étape?
- Vous versez vos documents dans la bibliothèque et associez chacun à un produit, un numéro de pièce ou un type de document.
- Un client écrit, par exemple : « pouvez-vous m'envoyer la FDS de la pièce 4471? ».
- Merlin trouve le fichier correspondant et prépare une réponse avec la pièce jointe, dans la langue du client.
- Si aucun fichier ne correspond ou si la demande est ambiguë, il signale le courriel à votre équipe au lieu de deviner.
- Un membre de l'équipe approuve, et l'envoi est inscrit au registre d'envoi et au journal d'audit.
Ce qu'il fait, et ce qu'il ne fait pas
| Il va | Il ne va pas |
|---|---|
| Joindre le document correspondant de votre bibliothèque | Créer ou modifier un certificat ou une FDS |
| Tenir un registre de qui a reçu quoi et quand | Envoyer un document absent de votre bibliothèque |
| Signaler les demandes sans fichier correspondant | Envoyer quoi que ce soit sans approbation humaine |
| Répondre en français ou en anglais | Garantir une conformité au-delà de ce que disent vos documents |
Pourquoi le registre d'envoi est-il important?
Quand l'auditeur d'un client demande quelle révision d'un certificat vous avez fournie, ou qu'un fournisseur met à jour une FDS, vous devez savoir qui a l'ancienne version. Le registre d'envoi vous le dit en quelques secondes. Avec le journal d'audit, l'hébergement au Canada et les permissions par utilisateur décrits sur la page sécurité, vous gardez une trace claire de chaque document sorti de l'entreprise.
Quel forfait comprend les documents?
Les documents font partie du forfait Croissance à 3 000 $ CA par mois, avec le bureau des soumissions, la relance des soumissions et le suivi des commandes. De mois en mois après le projet pilote, sans crédit d'utilisation ni dépassement. Voyez les tarifs.
Questions fréquentes
Merlin génère-t-il des FDS ou des certificats?
Non. Il envoie seulement les documents que vous avez versés dans votre bibliothèque. Il ne rédige ni ne modifie jamais un document de conformité.
Et si nous avons plusieurs révisions d'un même document?
Vous gardez la version à jour dans la bibliothèque. Le registre d'envoi montre qui a reçu quel fichier et quand, pour faire un suivi si un document change.
Peut-il envoyer des documents en français?
Il répond dans la langue du client. Si vous conservez les versions françaises d'un document dans la bibliothèque, il peut les joindre.
Dans quel forfait est-il inclus?
Le forfait Croissance, à 3 000 $ CA par mois.
