Bureau de soumissions et de commandes IA pour distributeurs et manufacturiers
Répondez à chaque demande de prix le jour même. Remportez plus de commandes.
Merlin transforme les demandes de prix de votre boîte de réception en soumissions complètes, avec vos prix, en quelques minutes. Votre équipe vérifie chacune et l'envoie. Plus de commandes, sans embaucher, en français ou en anglais.
Hébergé au Canada · Approbation humaine sur chaque soumission · Établi à Vaudreuil-Dorion (région de Montréal), QC
En action
De la demande de prix à la soumission complète en deux minutes.
Un client envoie une demande, Merlin prépare la soumission à partir de la liste de prix et le représentant l'approuve. Prix et numéros de pièces à titre d'exemple.
Rien n'est envoyé à un client sans l'approbation d'une personne de votre équipe. Regarder en plein écran
Ce que ça change pour votre entreprise
Des soumissions plus rapides. Plus de commandes. Des heures récupérées chaque semaine.
Remportez plus de commandes
Les acheteurs retiennent souvent la première soumission solide qu'ils reçoivent. Merlin envoie la vôtre en quelques minutes, jour et nuit, et relance les soumissions restées sans réponse.
Redonnez du temps à votre équipe
Un bureau qui reçoit 60 demandes de prix par semaine, à 15 minutes chacune, passe environ 65 heures par mois à préparer des soumissions. Merlin lui enlève la majeure partie de ce travail répétitif.
Grandissez sans embaucher
Traitez plus de demandes avec l'équipe que vous avez déjà, en français et en anglais, alors que les bons représentants internes sont difficiles à trouver.
Le problème
La soumission la plus rapide remporte généralement la commande.
Les acheteurs n'attendent pas. Dans un sondage mené en 2020 auprès d'acheteurs de pièces sur mesure, 67 % s'attendaient à recevoir une soumission en moins de 24 heures (Paperless Parts). Les entreprises qui répondent à un client potentiel en moins d'une heure ont près de 7 fois plus de chances de le qualifier que celles qui attendent plus longtemps (Harvard Business Review, 2011).
Pendant ce temps, votre équipe des ventes internes est à bout de souffle. Le secteur manufacturier québécois comptait environ 14 900 postes vacants au deuxième trimestre de 2026 (Institut de la statistique du Québec), et les gens qui répondent aux demandes de prix et au téléphone sont parmi les plus difficiles à remplacer.
Ce que ça donne au bureau des ventes internes
Soixante demandes de prix par semaine, dont la moitié pour des articles standards soumissionnés cent fois.
Un représentant qui passe ses journées à répondre aux « où est ma commande? ».
Un client qui a besoin de certificats un vendredi, les reçoit le lundi et achète ailleurs.
Vos meilleurs vendeurs devraient conclure les ventes complexes, pas retaper les soumissions faciles.
Fonctionnement
En service en quelques semaines, pas en quelques trimestres.
Partagez votre liste de prix
Le fichier Excel ou CSV que votre équipe utilise déjà. Aucun projet ERP, aucune refonte informatique.
Branchez votre boîte de demandes de prix
Merlin lit les demandes là où elles arrivent déjà. Vos clients ne changent rien.
Essayez sans risque
Pendant une à deux semaines, Merlin prépare des soumissions sur vos vraies demandes pendant que votre équipe travaille comme d'habitude. Rien n'est envoyé. Vous comparez.
Mise en service
Merlin prépare chaque soumission, votre représentant l'approuve en un clic et le client la reçoit en quelques minutes.
Ce qu'il fait
Quatre postes, un collègue bilingue qui ne dort jamais.
Bureau des soumissions
Transforme les demandes de prix en soumissions complètes, avec vos prix, vos paliers, vos délais et un PDF, en quelques minutes, jour et nuit. Tout ce qui est flou est confié à votre représentant plutôt que deviné.
Suivi des commandes
Répond aux « où est ma commande? » avec les détails d'expédition et de suivi, pour que vos représentants n'aient plus à courir après.
Documents
Envoie fiches techniques, fiches de données de sécurité et certificats dès qu'un client les demande, et garde la trace de qui a reçu quoi.
Relance des soumissions
Relance les soumissions restées sans réponse, aux jours que vous choisissez, pour que moins de commandes vous échappent.
Compatible avec Gmail et Google Workspace, les listes de prix Excel et CSV, et tout ERP capable d'exporter un rapport, comme Epicor, NetSuite, SAP Business One, Acumatica ou JobBOSS. Les boîtes Microsoft 365 arrivent bientôt.
Le calcul
Combien vous coûtent vos soumissions lentes?
Valeur de ces heures: 1 559 $
Revenus supplémentaires chaque mois: 19 485 $, environ 8 commandes de plus par mois
Estimation basée sur vos données, en supposant que Merlin élimine 60 % du temps consacré aux soumissions courantes. Votre projet pilote mesure le chiffre réel.
Investissement total
Ce que ça coûte, du premier jour à la pleine utilisation.
- 1. Configuration5 000 $ à 15 000 $une seule fois
On charge votre liste de prix et on branche votre boîte de demandes de prix. Prix confirmé avant tout engagement.
- 2. Projet pilote de 30 jours3 500 $une seule fois
Merlin travaille sur vos vraies demandes de prix, mesuré selon un objectif convenu par écrit.
- 3. Forfait mensuel2 000 $ ou 3 000 $par mois
Démarrage ou Croissance après le projet pilote. Au mois, annulable en tout temps.
Exemple pour une première année au forfait Démarrage : 5 000 $ de configuration + 3 500 $ de projet pilote + 11 mois à 2 000 $ = 30 500 $, taxes en sus.
Si le projet pilote n'atteint pas l'objectif, vous ne devez aucuns frais mensuels.
Faites-en la preuve avec vos propres demandes de prix, en 30 jours.
Le projet pilote coûte 3 500 $ pour 30 jours et porte sur le bureau des soumissions. Avant de commencer, on s'entend par écrit sur un indicateur de réussite, par exemple un délai médian de réponse de moins d'une heure. On branche votre boîte de courriel et votre liste de prix, on passe par le mode observation, puis on met le tout en service avec l'approbation de votre équipe sur chaque soumission.
Notre garantie : si on n'atteint pas l'objectif, vous ne payez aucuns frais mensuels. Vous gardez les résultats et vous décidez si vous continuez.
Votre projet pourrait être admissible à du financement pour l'adoption de l'IA au Québec, comme l'IRIA de DEC ou le programme ESSOR d'Investissement Québec. On vous aide à vérifier avant la signature, puisque les dépenses ne sont généralement admissibles qu'après le dépôt de la demande.
Détails des forfaitsSécurité et données
Vos prix et vos clients restent les vôtres.
Hébergé au Canada
Vos listes de prix, soumissions, commandes et documents sont hébergés au Canada.
Aucun entraînement de modèles
Vos données ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA.
Conçu en tenant compte de la Loi 25
Accès minimal, règles de conservation claires et responsable de la protection des renseignements personnels désigné.
Approbation humaine
Rien n'est envoyé à un client sans l'approbation d'une personne de votre équipe.
Registre d'audit
Chaque brouillon, approbation, soumission et document envoyé est consigné : qui et quand.
Accès sous votre contrôle
Le propriétaire fixe les permissions de chaque collègue. Déconnectez la boîte de courriel en tout temps : les accès conservés sont supprimés.
FAQ
Les questions qu'on nous pose.
Avec quels ERP travaillez-vous?
Merlin travaille à partir de votre liste de prix et de vos données de commande. Tout ERP capable d'exporter en Excel ou CSV fonctionne, dont Epicor, NetSuite, SAP Business One, Acumatica et JobBOSS. Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin s'y met à jour toutes les 6 heures. Les intégrations ERP directes sont réalisées sur mesure par JCube Tech AI.
Faut-il absolument un ERP?
Non. Plusieurs distributeurs commencent avec la liste de prix Excel que leur équipe utilise déjà. Le suivi des commandes exige un export des commandes, qui peut être un rapport régulier.
Les soumissions sont-elles exactes pour les spécifications sur mesure?
Merlin ne soumissionne que les articles qu'il peut associer à votre liste de prix, et les prix sont calculés à partir de votre liste, jamais rédigés par l'IA. Les dimensions manquantes, les spécifications floues ou les articles hors liste sont signalés à votre représentant. Le mode observation vous montre sa précision sur vos propres demandes avant toute mise en service.
Que se passe-t-il avec les cas particuliers?
Les lignes que Merlin ne peut pas associer sont indiquées « à confirmer » et signalées. Les soumissions au-delà de votre seuil, les nouveaux clients et les articles en rupture sont aussi signalés. Votre représentant corrige la ligne dans l'éditeur avant l'envoi.
Est-ce que quelque chose part sans notre approbation?
Non. Chaque soumission, suivi de commande, document et relance attend l'approbation d'une personne de votre équipe.
Le français est-il de bonne qualité?
Merlin répond dans la langue du client, dans un français d'affaires naturel, d'ici. Les numéros de pièces, descriptions et modalités viennent directement de votre liste de prix.
Quel effort cela demande-t-il à notre équipe TI?
Quelques heures : brancher la boîte de courriel, exporter la liste de prix et, pour les mises à jour automatiques, planifier un export. On s'occupe du reste.
Combien de temps avant la mise en service?
Les projets pilotes commencent généralement le mode observation dès la première semaine et passent en service avec approbation avant la fin des 30 jours.
Et après le projet pilote?
Si l'objectif est atteint, vous passez au forfait Démarrage ou Croissance, au mois. S'il ne l'est pas, vous ne devez aucuns frais mensuels et vous êtes libre d'arrêter.
Peut-on annuler?
Oui. Après le projet pilote, les forfaits sont au mois. Vous pouvez annuler n'importe quel mois.
Existe-t-il du financement?
Votre projet pourrait être admissible à des programmes d'adoption de l'IA au Québec, comme l'IRIA de DEC ou le programme ESSOR d'Investissement Québec. On vous aide à vérifier et à préparer ce qui est demandé. On ne peut pas garantir le financement, et il vaut mieux déposer la demande avant d'engager des dépenses.
Quelle est la différence avec JCube Tech AI?
Merlin est un produit standard qui peut être en service en quelques semaines. JCube Tech AI, notre entreprise sœur, conçoit des systèmes sur mesure pour les entreprises à plusieurs sites et les intégrations ERP directes.
Audit de soumissions
Découvrez ce que vous coûtent vos demandes de prix en attente.
En 20 minutes, on regarde votre volume de soumissions, vos délais de réponse et votre liste de prix, et on vous dit franchement si Merlin vous convient. Pas de présentation PowerPoint.
438-905-4662 · hello@merlin.work · Vaudreuil-Dorion (région de Montréal), QC
