Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Merlin (merlin.work), le bureau de soumissions et de commandes IA bilingue, traite les renseignements personnels et les données d'entreprise. Elle couvre notre site Web et le service Merlin utilisé par nos clients d'affaires. Merlin, 230, boul. Harwood, C.P. 609, Vaudreuil-Dorion (région de Montréal) (Québec) J7V 0L4, Canada.

Responsable

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Merlin est Tyler Pernitsch, fondateur. Pour la joindre : hello@merlin.work, 438-905-4662, ou à l'adresse postale ci-dessus.

Ce que nous recueillons auprès de nos clients

• Renseignements de compte : noms, adresses courriel professionnelles, numéros de téléphone (y compris pour la vérification en deux étapes), rôles et permissions des membres de votre équipe.
• Données de la boîte de courriel : les courriels de la boîte que vous branchez (par exemple demandes de prix, suivis de commande et demandes de documents), y compris les noms, adresses et messages de vos clients et fournisseurs, ainsi que les réponses préparées par Merlin.
• Données d'entreprise que vous fournissez : listes de prix, paliers de quantité, prix par client, correspondances d'articles, exports et flux planifiés de votre ERP, données de commandes (numéros de commande et de bon de commande, personnes-ressources, statut, dates d'expédition, transporteurs, numéros de suivi) et documents comme fiches techniques, FDS, certificats et garanties.
• Registre d'activité : brouillons, approbations, soumissions et documents envoyés, qui les a approuvés et quand (registre d'audit).
• Facturation : traitée par Stripe. Les numéros de carte n'atteignent jamais nos serveurs.

Ce que nous recueillons sur notre site

• Formulaires : ce que vous inscrivez dans le formulaire d'audit (nom, entreprise, courriel, téléphone, volume de demandes, systèmes, message).
• Clavardage : les messages envoyés à Gus, notre assistant IA, et la page consultée.
• Utilisation : un compteur de pages vues sans témoin (page, provenance, langue du navigateur, identifiant de session aléatoire par onglet). Si vous acceptez les témoins d'analyse, Google Analytics 4 mesure aussi les visites. Vous pouvez refuser sans aucune conséquence.

Pourquoi nous les utilisons

Pour fournir le service : lire les demandes reçues dans la boîte branchée, les associer à votre liste de prix, préparer soumissions, réponses de suivi, envois de documents et relances que votre équipe approuve, puis envoyer ce qui est approuvé.

Pour sécuriser les comptes, tenir le registre d'audit, offrir le soutien, vous facturer et respecter nos obligations légales.

Pour répondre aux demandes reçues sur le site et planifier les audits.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel et n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'IA.

Les renseignements de vos clients

Quand nos clients branchent une boîte de courriel ou téléversent des données de commande, les renseignements sur leurs propres clients sont traités pour leur compte et selon leurs instructions. Le statut d'une commande n'est communiqué qu'au client à qui elle appartient, et rien n'est envoyé sans l'approbation d'une personne de l'équipe de notre client.

Lieu d'hébergement et fournisseurs

Vos listes de prix, soumissions, commandes, documents et données de compte sont hébergés au Canada (Supabase, région Canada Centre).

Nous faisons appel à des fournisseurs de services, liés par contrat à n'utiliser les données que pour fournir leur service : Anthropic (traitement IA du texte des courriels et des demandes), Google (connexion Gmail et Google Workspace), Vercel (hébergement du site et de l'application), Stripe (paiements), Twilio (messages texte) et Resend (courriels transactionnels). Certains traitent des données à l'extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Avant toute communication de ce type, nous évaluons si les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25.

Durée de conservation

Nous conservons les données de nos clients tant que leur compte est actif. Après la fermeture du compte ou une demande de suppression, nous les supprimons dans un délai de 30 jours, sauf les documents que nous devons conserver pour des raisons fiscales ou légales. Déconnecter votre boîte de courriel supprime immédiatement les accès conservés. Les demandes reçues sur le site sont conservées au plus 24 mois.

Protection

Les accès sont limités selon le rôle et les permissions et contrôlés côté serveur; les jetons d'accès aux boîtes de courriel sont chiffrés; les données sont chiffrées en transit; l'accès administratif exige la vérification en deux étapes; chaque brouillon, approbation et envoi est consigné. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, comme la loi l'exige.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements personnels ou leur rectification, leur suppression ou leur désindexation lorsque la loi le permet, leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et retirer votre consentement. Écrivez à hello@merlin.work; nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Témoins et technologies similaires

Un stockage strictement nécessaire vous garde connecté et conserve votre conversation avec Gus pendant votre visite. Les témoins d'analyse ne sont utilisés que si vous les acceptez dans le bandeau; vous pouvez changer d'avis en effaçant les données du site dans votre navigateur. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire.

Modifications

Toute modification sera publiée ici avec une nouvelle date et, si elle est importante, communiquée par courriel aux propriétaires de compte avant son entrée en vigueur.