Un logiciel de soumission automatisée qui prépare vos soumissions à partir des courriels
Le bureau des soumissions de Merlin lit les demandes de prix reçues par courriel, associe chaque ligne à votre propre liste de prix et prépare une soumission complète en quelques minutes, 24 heures sur 24 : lignes, prix par palier de quantité, prix client, délais de livraison, conditions et PDF. Les prix et les totaux sont calculés par le code à partir de votre liste de prix, les lignes ambiguës sont signalées plutôt que devinées, et un représentant approuve chaque soumission avant l'envoi.
De la demande de prix à la soumission complète en deux minutes.
Rien n'est envoyé à un client sans l'approbation d'une personne de votre équipe. Regarder en plein écran
Des soumissions plus rapides. Plus de commandes. Des heures récupérées chaque semaine.
Remportez plus de commandes
Les acheteurs retiennent souvent la première soumission solide qu'ils reçoivent. Merlin envoie la vôtre en quelques minutes, jour et nuit, et relance les soumissions restées sans réponse.
Redonnez du temps à votre équipe
Un bureau qui reçoit 60 demandes de prix par semaine, à 15 minutes chacune, passe environ 65 heures par mois à préparer des soumissions. Merlin lui enlève la majeure partie de ce travail répétitif.
Grandissez sans embaucher
Traitez plus de demandes avec l'équipe que vous avez déjà, en français et en anglais, alors que les bons représentants internes sont difficiles à trouver.
Que fait le bureau des soumissions?
Dans la plupart des PME, les représentants aux ventes internes passent des heures chaque semaine à retaper des demandes de prix. Le client envoie une liste de numéros de pièce ou de descriptions, le représentant cherche chaque article dans la liste de prix, vérifie les paliers de quantité et les prix du client, ajoute les délais et les conditions, puis monte le PDF. Le bureau des soumissions fait ce travail d'assemblage : votre représentant part d'une ébauche complète, pas d'un formulaire vide.
Il traite les demandes envoyées à votre boîte de ventes, y compris les formulaires web que votre site vous transmet par courriel. Il répond dans la langue du client, français ou anglais, avec les numéros et descriptions de votre liste de prix. La rapidité compte : dans un sondage de Paperless Parts mené en 2020, 67 % des acheteurs disaient s'attendre à recevoir une soumission en moins de 24 heures.
Comment Merlin calcule-t-il le prix d'une soumission?
L'IA n'a qu'une tâche précise : choisir l'article du catalogue qui correspond à chaque ligne de la demande. Tout ce qui est chiffré est calculé par le code à partir de votre liste de prix : prix unitaires, paliers de quantité, prix propres au client, totaux et délais de livraison. L'IA n'invente jamais un prix.
Quand un représentant corrige une association, par exemple en choisissant une autre pièce pour l'abréviation habituelle d'un client, Merlin retient ce choix comme alias appris et l'utilise la fois suivante. Votre liste de prix peut venir d'Excel, d'un CSV ou d'un rapport de votre ERP; voyez listes de prix Excel pour le format.
Ce qu'il fait, et ce qu'il ne fait pas
| Le bureau des soumissions va | Le bureau des soumissions ne va pas |
|---|---|
| Associer les lignes de la demande aux articles de votre liste de prix | Deviner une pièce qu'il ne peut associer avec certitude |
| Appliquer les paliers de quantité et les prix propres au client | Inventer un prix ou un escompte absent de vos données |
| Signaler les lignes ambiguës, sans correspondance ou incomplètes | Envoyer quoi que ce soit sans l'approbation d'un représentant |
| Signaler les soumissions au-dessus de votre seuil, les nouveaux clients et les stocks bas | Chiffrer des pièces fabriquées sur mesure à partir de dessins |
| Rédiger en français ou en anglais selon le client | Modifier vos conditions ou vos délais de lui-même |
Comment fonctionne l'approbation?
Chaque ébauche arrive dans une file de révision. Le représentant voit chaque ligne, l'article associé, la source du prix et les signalements, corrige au besoin, puis approuve et envoie. Rien ne quitte votre boîte sans un clic humain. Chaque ébauche, approbation et envoi est consigné dans un journal d'audit, et le propriétaire définit les permissions de chaque membre de l'équipe.
Avant la mise en service, Merlin fonctionne en mode fantôme pendant 1 à 2 semaines : il prépare des ébauches sur de vraies demandes, mais l'envoi est désactivé, et votre équipe compare ses ébauches aux soumissions réellement envoyées. Nous expliquons ce choix dans l'approbation humaine des soumissions IA.
De quelles données a-t-il besoin?
- Votre boîte de courriel des ventes : Gmail ou Google Workspace aujourd'hui, Microsoft 365 / Outlook bientôt.
- Une liste de prix avec numéros de pièce, descriptions, prix unitaires et paliers de quantité, en Excel, CSV ou export d'ERP.
- En option : prix propres aux clients, délais de livraison, niveaux de stock et conditions standards.
- Vos règles d'approbation : le seuil en dollars qui déclenche un signalement et qui peut approuver.
Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures. Le produit standard n'inclut aucun connecteur ERP natif en temps réel.
Quel forfait comprend le bureau des soumissions?
C'est le flux de travail par lequel chaque client commence, avec un projet pilote de 30 jours à 3 500 $ CA et un seul indicateur de succès convenu par écrit, par exemple un délai médian de soumission de moins d'une heure. Si l'indicateur n'est pas atteint, aucuns frais mensuels ne sont dus. Ensuite, il fait partie du forfait Démarrage (2 000 $ par mois, avec la relance des soumissions) et du forfait Croissance (3 000 $ par mois). Tous les détails sont sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Est-ce l'IA qui fixe les prix?
Non. L'IA décide seulement quel article du catalogue correspond à une ligne. Les prix, paliers, totaux et délais sont calculés par le code à partir de votre liste de prix.
Que se passe-t-il si une ligne n'a pas de correspondance?
Elle est signalée à un représentant avec le texte original de la demande. Merlin ne devine jamais une pièce ni un prix.
Peut-il rédiger des soumissions en français?
Oui. Merlin répond dans la langue du client, français québécois ou anglais, avec les numéros et descriptions de votre liste de prix.
Dois-je brancher mon ERP?
Non. Une liste de prix Excel ou CSV suffit pour commencer. Si votre ERP peut publier un export planifié vers un lien, Merlin se met à jour toutes les 6 heures.
Combien de temps avant la mise en service?
Après la configuration, Merlin fonctionne en mode fantôme pendant 1 à 2 semaines pour que votre équipe compare ses ébauches aux vraies soumissions avant tout envoi.
