Automatisation des soumissions avec Epicor, NetSuite, SAP Business One et Acumatica

Pourquoi ne pas se brancher directement sur l'ERP?

Une intégration directe en temps réel semble idéale et, pour certaines entreprises, elle l'est. Mais c'est aussi là que bien des projets d'automatisation s'enlisent : les TI doivent autoriser l'accès API, un consultant doit associer les champs, chaque personnalisation de l'ERP doit être gérée et les mises à niveau peuvent tout briser. Pour une PME de 30 employés, ça peut prendre des mois avant qu'une seule soumission soit préparée.

Or la soumission n'a généralement pas besoin de données à la seconde près. Les listes de prix changent chaque semaine ou chaque mois, les délais quelques fois par semaine, le statut des commandes quelques fois par jour. Une exportation mise à jour plusieurs fois par jour couvre l'essentiel, pour une fraction de l'effort.

Comment fonctionne l'automatisation par exportation?

1. Créez ou réutilisez un rapport dans votre ERP avec les champs dont une soumission a besoin : numéro de pièce, description, unité, paliers de quantité, prix par client, délai de livraison, stock.
2. Exportez-le en Excel ou en CSV, ou faites-le publier par l'ERP selon un horaire, vers un lien.
3. Téléversez le fichier dans Merlin ou donnez-lui le lien. Avec un lien d'exportation planifiée, Merlin se met à jour toutes les 6 heures.
4. Faites de même pour les commandes si vous utilisez le suivi des commandes : bon de commande, statut, date d'expédition, transporteur et numéro de suivi.
5. Les soumissions sont chiffrées par le code à partir de la dernière exportation, et un représentant approuve chacune.

À quoi ça ressemble dans chaque ERP?

Chaque système a sa façon de produire un rapport exportable. Le tableau décrit la voie habituelle en termes généraux; votre partenaire ERP ou votre administrateur connaît les particularités de votre installation.

Merlin n'a aucun partenariat certifié, aucune inscription à une place de marché et aucun connecteur natif avec un éditeur d'ERP.

Exemple chiffré : à quel point les données sont-elles fraîches?

Prenons un distributeur fictif dont l'ERP publie son rapport de prix et de stock vers un lien que Merlin relit toutes les 6 heures. Ça fait 24 ÷ 6 = 4 mises à jour par jour, ou 4 × 30 = 120 mises à jour dans un mois de 30 jours.

Le pire cas, c'est un changement fait juste après une mise à jour : il est pris en compte au plus 6 heures plus tard. Disons que les achats modifient un prix à 9 h et que les mises à jour roulent à 6 h, 12 h, 18 h et minuit. Le nouveau prix est en vigueur à 12 h, un écart de 3 heures. Pendant ce temps, tout brouillon passe quand même par l'approbation d'un représentant, et un changement urgent peut être téléversé à la main sur-le-champ.

Comparez avec la fréquence réelle des changements de prix. Si vos prix de liste changent une fois par mois et vos délais deux fois par semaine, une mise à jour aux 6 heures suffit largement. Si vos prix changent toutes les heures, par exemple des suppléments sur le métal liés à un indice quotidien, c'est un signe qu'une intégration sur mesure pourrait être nécessaire.

Quand une intégration ERP sur mesure vaut-elle la peine?

• Vous voulez que les soumissions deviennent des commandes dans l'ERP sans ressaisie.
• Vos prix ou disponibilités changent plusieurs fois par heure.
• Vous exploitez plusieurs sites avec des listes de prix et des entrepôts différents.
• Vos TI ont déjà un accès API et veulent une synchronisation bidirectionnelle.

Qui fait le travail sur mesure, et combien ça coûte?

Les intégrations ERP directes sont réalisées par JCube Tech (https://jcubetech.ai), l'entreprise sœur de Merlin, dans le cadre du forfait Entreprise, dont le prix est établi sur mesure. La plupart des distributeurs commencent avec des exportations pendant le pilote et décident ensuite, données d'utilisation en main, si une intégration directe en vaut la peine.

Pour le produit standard, la mise en place unique coûte de 5 000 $ à 15 000 $ et vous est soumise avant tout engagement; voyez les tarifs. Les notes propres à chaque système se trouvent sur les pages Epicor, NetSuite, SAP Business One et Acumatica.

Que doit contenir votre exportation ERP?

Meilleure est l'exportation, moins il y a de lignes signalées. Pas besoin de tous les champs de l'ERP, seulement ceux qu'utilise une soumission ou une réponse de suivi. Si une colonne manque, Merlin ne peut pas l'inventer : une soumission sans délai de livraison sera signalée pour qu'un représentant le complète.

Un court appel avec la personne qui gère vos rapports ERP suffit généralement pour bâtir cette exportation. La mise en place de Merlin comprend l'association de vos colonnes.