Soumissionner en français et en anglais : ce qu'attendent les acheteurs québécois
Les acheteurs québécois s'attendent à pouvoir faire affaire avec vous en français, et la Charte de la langue française exige que de nombreux documents commerciaux, comme les catalogues, les bons de commande, les factures et les reçus, soient offerts en français, d'autres langues pouvant s'ajouter. Les soumissions ne sont pas nommées explicitement dans les sources consultées : la pratique prudente est donc d'offrir le français par défaut et de répondre dans la langue du client. Cet article est de l'information générale, et non un avis juridique.
Que prévoit la Charte de la langue française pour les documents commerciaux?
La Charte, modifiée par le projet de loi 96 (devenu la Loi 14, en vigueur depuis le 1er juin 2022), encadre la langue du commerce et des affaires. Le résumé ci-dessous s'appuie sur Éducaloi, les extraits de la Charte publiés par l'OQLF et des synthèses de cabinets d'avocats et de la FCEI. Les numéros d'articles et le libellé doivent être confirmés dans le texte en vigueur de la Charte *.
| Document | Règle générale | Référence |
|---|---|---|
| Catalogues, brochures, annuaires commerciaux et publications semblables | En français; une autre langue peut s'ajouter si la version française est accessible dans des conditions au moins aussi favorables | Charte, art. 52 |
| Factures, reçus, quittances et documents semblables | En français; une autre langue peut s'ajouter si la version française est accessible dans des conditions au moins aussi favorables | Charte, art. 57 |
| Inscriptions sur les produits et documents qui les accompagnent (modes d'emploi, garanties) | En français; des traductions peuvent s'ajouter | Charte, art. 51 |
| Contrats d'adhésion et documents qui s'y rattachent | Remis d'abord en français; autre langue seulement si les parties le veulent expressément après avoir reçu la version française | Charte, art. 55, depuis le 1er juin 2023 |
| Contrats négociés | Dans la langue choisie par les parties | Éducaloi |
| Commerce en ligne | Bons de commande, factures et reçus offerts en français | Éducaloi |
Information générale seulement, et non un avis juridique. Confirmez vos obligations auprès de l'OQLF ou d'un avocat.
Une soumission doit-elle être en français?
Aucune des sources consultées ne nomme explicitement les soumissions ou les estimations. Mais une soumission côtoie souvent des documents visés : elle peut devenir une commande, elle mène habituellement à une facture et elle comporte souvent des conditions générales. Des conditions standards et non négociables peuvent ressembler beaucoup à un contrat d'adhésion, qui doit d'abord être présenté en français.
Pour la plupart des distributeurs, la réponse pratique est simple : offrez chaque soumission en français, et envoyez-la en anglais quand le client a écrit en anglais ou le demande. Cette approche respecte l'esprit de la Charte, correspond aux attentes des acheteurs et évite un débat inutile. Si vos conditions générales accompagnent vos soumissions, faites réviser leur version française par un avocat *.
Qu'est-ce qui a changé avec la Loi 96?
La Loi 96 est entrée en vigueur le 1er juin 2022, et ses changements se sont appliqués par étapes. Selon la synthèse de la FCEI, tous les documents commerciaux, peu importe le support, devaient déjà être offerts en français, y compris les sites Web. Les règles sur les contrats d'adhésion sont entrées en vigueur le 1er juin 2023. Le 1er juin 2025, de nouvelles règles sur les marques de commerce et les inscriptions sur les produits se sont appliquées, et l'obligation de francisation s'est étendue aux entreprises de 25 employés ou plus au Québec *.
La FCEI indique aussi les amendes pour une entreprise qui ne respecte pas une ordonnance de l'OQLF : de 3 000 $ à 30 000 $ pour une première infraction, et davantage en cas de récidive *. La FCEI précise que l'OQLF peut d'abord transmettre une mise en demeure, puis une ordonnance : une pratique claire du français d'abord coûte peu.
- 1er juin 2022 : entrée en vigueur de la Loi 14 (projet de loi 96).
- 1er juin 2023 : les contrats d'adhésion doivent d'abord être présentés en français.
- 1er juin 2025 : règles sur les marques et les inscriptions sur les produits; francisation étendue aux entreprises de 25 employés ou plus *.
Qu'attendent les acheteurs québécois en pratique?
Au-delà de la loi, les acheteurs remarquent les détails. Une soumission qui sent la traduction automatique, ou qui passe à l'anglais en cours de route, laisse entendre que la clientèle francophone passe en deuxième.
- Une réponse dans la langue de leur demande, du premier message jusqu'à la relance.
- Les termes d'ici : soumission plutôt que « quote » ou « cotation », demande de prix, bon de commande, délai de livraison, fiche technique, FDS.
- Le format français des nombres : une espace comme séparateur des milliers, une virgule pour les décimales et le symbole du dollar après le montant.
- Les numéros de pièce exactement comme dans votre catalogue, avec des descriptions en français quand vous en avez.
- Les fiches techniques et les FDS en français quand le client les demande.
Exemple chiffré : une soumission, deux langues
Voici une soumission illustrative de trois lignes, avec des prix inventés pour l'exemple. Le calcul est identique dans les deux langues; seul le format change. Le sous-total est de 250,00 $ + 920,00 $ + 640,00 $ = 1 810,00 $, avant taxes.
Remarquez ce qui ne change pas : les numéros de pièce, les quantités et les prix unitaires. Ce qui change, c'est le séparateur décimal, le séparateur des milliers, la position du symbole du dollar et les mots autour. Un outil de soumission devrait gérer ce format automatiquement, pour que personne n'ait à retaper une soumission pour changer de langue. Pour une mise en page toute prête, consultez notre modèle de soumission.
| Ligne | Qté | Format anglais | Format français |
|---|---|---|---|
| Boulon hexagonal 3/8 po × 2 po, zingué | 200 × 1,25 $ | $250.00 | 250,00 $ |
| Assemblage de boyau hydraulique 1/2 po | 50 × 18,40 $ | $920.00 | 920,00 $ |
| Robinet à bille 1 po, inox | 10 × 64,00 $ | $640.00 | 640,00 $ |
| Sous-total (avant taxes) | $1,810.00 | 1 810,00 $ |
Comment Merlin gère-t-il les soumissions bilingues?
Le Bureau des soumissions de Merlin répond dans la langue du client, en français ou en anglais. Les numéros de pièce et les descriptions viennent de votre propre liste de prix : si vous voulez des descriptions françaises sur vos soumissions en français, ajoutez-les à votre liste. Les relances, les réponses de suivi de commande et les envois de documents suivent la même règle.
Un représentant approuve chaque soumission avant l'envoi, donc une personne qui lit le français a toujours le dernier mot. Merlin est conçu au Québec pour les distributeurs industriels qui servent leurs clients dans les deux langues. Pour un portrait plus large du marché, lisez l'IA pour les distributeurs au Québec.
Questions fréquentes
Les soumissions doivent-elles être en français au Québec?
Les soumissions ne sont pas nommées explicitement dans les sources consultées, mais des documents connexes comme les bons de commande, les factures et les contrats d'adhésion sont visés. Offrir vos soumissions en français est la pratique prudente. Ceci n'est pas un avis juridique.
Puis-je envoyer une soumission en anglais à un client québécois?
En général, d'autres langues peuvent s'ajouter au français. Si le client a écrit en anglais, il est normal de répondre en anglais, pourvu qu'une version française soit accessible dans des conditions au moins aussi favorables *.
Mes conditions générales doivent-elles être en français?
Si ce sont des conditions standards et non négociables, elles peuvent être considérées comme un contrat d'adhésion, qui doit d'abord être présenté en français depuis le 1er juin 2023 *. Faites-les réviser par un avocat.
Merlin traduit-il ma liste de prix?
Non. Les numéros de pièce et les descriptions viennent de votre liste de prix telle quelle. Merlin répond dans la langue du client : ajoutez des descriptions françaises à votre liste si vous les voulez sur vos soumissions en français.
Où confirmer mes obligations?
Auprès de l'Office québécois de la langue française (OQLF) et d'un avocat québécois. Éducaloi publie aussi des résumés en langage clair.
Sources
- Éducaloi : Exigences linguistiques pour exploiter une entreprise au Québec
- OQLF : Articles exécutoires de la Charte de la langue française (extrait, art. 55)
- FCEI : Loi 14 (projet de loi 96), Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français
- Mondaq : Language of commerce and business, obligations following the adoption of Bill 96
- DLA Piper : Les lois linguistiques du Québec ont changé cette semaine (juin 2025)
